Сегодня нет недостатка в блогах и других ресурсах в сети, которые рассказывают о том, как эффективно управлять своим временем. Однако существует проблема со средствами, которые могут быть доступны для нас. Список дел на день и календари очень ограничены в своих возможностях, каждый тип – в своей мере.

Проблема, которую таят в себе обычные списки задач

Проблема с распорядком дня? Есть хорошее решениеИметь список с запланированными делами – это отличный способ не держать все в уме и позволить себе сконцентрироваться на каждом задании поочередно. Но проблемы начинают возникать тогда, когда ваш список становится чересчур длинным. Никто не хочет просматривать длиннющий перечень задач перед тем, как выбрать из него что-то одно. Такая «простыня» не только начинает демотивировать вас, но и выбор какого-то одного задания рождает чувство, что вы устанавливаете «цену выбора». Неважно, что вы выберете, вас всегда будет мучить мысль о том, «а правильно ли я распорядился своим временем?».

Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему, имея огромный список важных дел для выполнения, вы всякий раз каждые пять минут проверяете свою почту или гуляете по Интернету вместо того, чтобы выполнять свою работу? Психолог Барри Шварц исследовал эффект от  слишком большого списка альтернатив для выбора, который проецируется на наше благосостояние. Шварц обнаружил, что, когда люди сталкиваются с необходимостью выбора всего одной возможности из множества желаемых альтернатив, они начинают думать, что им пришлось вынужденно пойти на уступки. Их выбор оценивается с точки зрения упущенных возможностей, а не с точки зрения потенциала выбранной возможности. Все это только добавляет негативные эмоции в нашу жизнь. Ученый утверждает, что сокращение альтернатив для выбора способно ощутимо уменьшить напряжение в нас.

Проблема с рейтингом приоритетов

Слишком часто список важных дел старается решить проблему того, какие дела более приоритетны для нас, через систему порядковых номеров. Например, «1» – это для крайне важных дел, «2» — для дел менее важных и «3» — для наименее важных дел. Проблема заключается в том, что слова «крайне» и «менее» не значат абсолютно ничего до тех пор, пока вы сами не дадите им определения. К сожалению, обычно попытки дать определение заканчиваются только недвусмысленным описанием, т.е. «крайне» — для задачи, которая будет иметь самое главное значение. На самом деле, это просто добавляет неясности еще одному уровню, ведь такие слова, как «главный» и «второстепенный», настолько же субъективны, как и «крайне» и «менее». Опираясь на свой опыт, я могу сказать, что все эти рейтинги приоритетов – просто трата времени. Как только эта система начинает применяться, все задачи сразу же становятся №1.

Проблема с календарями

Дэниел Марковиц написал интересную заметку, объясняющую проблемы со списками важных дел. В качестве альтернативы он предлагает «жить по своему календарю». Именно в этом случае вы можете смотреть в свой календарь и тут же определять, над чем вам нужно работать в следующую очередь. Нет никакого выбора дел. Очевидный недочет этого метода – огромное неудобство вписывать каждую задачу в определенное место на календаре. Нам нужно что-то более быстрое и удобное! Что-то такое, с чем очень просто работать.

Вдобавок, кроме этих временных издержек, календари решают проблему огромного выбора задач, не предоставляя по сути никакого выбора. Ведь это уже другая крайность. Если делать расписание слишком жестким и строгим, то мы, скорее всего, не будем в состоянии выполнить все пункты. Если вас переполняет вдохновение, не будет ли это пустой тратой времени, когда вы начнете просто механически выполнять какие-то дела только потому, что они есть в вашем распорядке дня?

Выход: дайте себе возможность выбора из нескольких вариантов

Выход – разбить длинный список запланированных дел на несколько гибких этапов. Эти этапы могут растягиваться на неделю, месяц или любой удобный для вас промежуток времени. Подумайте об этом как об удачном союзе между списком задач и календарем, просто разбивайте длинный список на небольшие части, которые вам под силу выполнить. Ваш образ жизни будет более гибким, чем если бы вы «жили согласно своему расписанию» с ограниченной возможностью выбора. Так почему же предлагаемый метод более предпочтителен?

1. Удобство планирования

Распределение задач в строгие временные рамки требует меньше времени на планирование, чем отведение отдельного места для каждого задания в вашем ежедневнике. Вы только должны четко определить, когда вам следует выполнить каждое конкретное задание. Достаточно просто сказать: а это я сделаю на следующей неделе.

2. Динамичность

Вы можете совершенно свободно переставлять и отодвигать задачи. В жизни случается много непредвиденного, а умение справляться с ситуацией и быстро расставлять новые приоритеты в своей работе может быть просто бесценно. Быстрая адаптация своего расписания – очень важный навык, который нужно приобрести.

3. Наделяйте этапы каким-то смыслом…

… когда вы можете это сделать. Работа для пошагового достижения поставленных целей очень мотивирует и позволяет радоваться маленьким свершениям, происходящим на каждом этапе работы. Если вы можете распределить все этапы таким образом, что каждый из них будет соответствовать какой-то цели, то смело двигайтесь в этом направлении. К примеру, если вы работаете над сайтом, один этап может включать все задачи, которые следует выполнить перед первым запуском сайта. Если вы пишете книгу, таким этапом может стать первая глава этой книги. Если вы работаете над проектом для какого-то клиента, этапом может стать выполнение всех задач перед следующей встречей с заказчиком…и т.д. Чтобы ваш график был гибким и оставалось место для непредвиденных обстоятельств, вы можете при необходимости изменять продолжительность этапов.

4. Наличие альтернатив для выбора

Когда речь заходит о выборе следующей задачи, вы просто можете взглянуть на уже имеющиеся этапы. Тогда у вас появятся достойные альтернативы, которых, однако, не так много, чтобы окончательно в них не запутаться.

Расскажите нам о том, что вы думаете по поводу распорядка дня и других способов управления делами в комментариях внизу!

Перевод статьи: «The Problem with To-Do Lists».

Автор перевода: Ольга Асташина.

Фото: Emily Carlin.

Если вам понравилась статья, поделитесь ею с друзьями :)

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники