Друзья, мы очень любим Evernote и активно им пользуемся. Недавно Майкл Хайятт, спикер и писатель, автор книги «Платформа: как стать заметным в интернете», опубликовал очень хороший пост об организации своей личной системы. Так как Майкл давно пользуется Evernote, то было очень интересно наблюдать за эволюцией его системы. Уверены, что вы почерпнете для себя идеи того, как лучше оптимизировать свои склады информации в Evernote.

Перевод выполнила наш друг Елена Курдюмова.

Приятного чтения!

 

Я часто называю Evernote своим цифровым мозгом, ведь он заменил мне настоящий шкаф для хранения документов – всю информацию я теперь могу хранить в электронном виде. С помощью этой программы я храню все, что мне может понадобиться позднее. Но Evernote может выйти из-под контроля, если у тебя нет системы для его использования. Она не должна быть сложной, главное – обдуманной. Моя собственная стратегия совершенствовалась со временем. Когда я начал использовать Evernote, я все систематизировал с помощью Блокнотов. Кроме того, я использовал Наборы Блокнотов, чтобы создать иерархию Блокнотов. Об этой структуре я уже говорил в другом посте «Как максимально эффективно организовать Evernote». Но с тех пор я кардинально пересмотрел свою систему.

Ограничения в Блокнотах.

После нескольких лет использования, я обнаружил три ограничивающих фактора Блокнотов:

  • Максимальное количество блокнотов для одного аккаунта – 250. Кажется, что это очень много, но, видимо, не для меня. Я превысил все лимиты. (Если у вас бизнес-аккаунт, то можете создавать хоть 5000 блокнотов, но такой опции не было, когда я перерабатывал свою систему. Да даже если бы и была — моя новая система работает намного лучше).
  • Заметка может быть привязана только к одному блокноту. Связь по типу «один-ко-многим».  Проблемы начинаются, когда вы хотите включить одну заметку в два или более блокнота. Это уже многокомпонентная взаимосвязь, которая в этой программе не поддерживается. Так что вам придется скопировать заметку и добавить копию в каждый из блокнотов. В итоге тратится больше времени, чем нужно.
  • Блокноты можно сложить в наборы блокнотов, но нельзя структурировать. В общем, это значит, что можно создать иерархию глубиной всего в один уровень: один набор с группой Блокнотов. Но моя жизнь намного сложнее. Мне хотелось иметь возможность систематизировать все на нескольких уровнях.

Преимущества тегов.

Я обнаружил, что использовал не то средство. Мне нужно было работать с Тегами вместо Блокнотов. Они более гибкие. Преимущества Тегов являются своего рода зеркальным отображением ограничений в Блокнотах:

  • Количество тегов практически безгранично. Вы можете создавать до 100 000 Тегов внутри одного аккаунта. Такое количество удовлетворит потребности 99,9% пользователей, включая и меня.
  •  У каждой заметки может быть несколько Тегов. Практическая ценность этого преимущества заключается в том, что одна заметка может находиться в нескольких разделах, и не нужно ничего копировать. Например, если я встречаюсь с Меган по поводу Platform University и запуска грядущей темы для WordPress – Get Noticed!, то я могу пометить это событие как “meetingnotes”, или “platform university” или “get noticed! theme”. В таком случае я смогу найти эту заметку в трех разных группах.
  • Теги можно разложить на многоуровневые системы, что позволяет организовать свои теги так, как удобно именно мне. И я не буду зависеть от ограниченности программного обеспечения.

Как я организовываю свои заметки.

Я использую два блокнота и один набор блокнотов. Если я выбираю «Просмотреть – Блокноты» (⌥⌘-2  на Маке), то вижу следующее:

Блокноты Evernote Майкла Хайятта

Как я этим пользуюсь:

  • Inbox (Входящие) – сюда я помещаю Заметки, к которым вернусь позднее. Эту папку можно соотнести с реальным физическим ящиком для входящих.
  • Cabinet (Шкафчик) – здесь лежат мои Заметки, которые я уже просмотрел и хочу сохранить. Его можно сопоставить с реальным шкафом для хранения документов.
  • Shared (В совместном доступе) – это  набор Блокнотов. Здесь я храню Блокноты, которыми другие поделились со мной.
  • Корзина – сюда попадают удаленные Заметки. До того, как вы «очистили корзину», вы можете восстановить Заметки в другой Блокнот.

Все это намного легче чем то, что я делал раньше. Потом я сортирую свои Теги так, чтобы создать структуру, которая отражает мое восприятие жизни и бизнеса. Обратите внимание, что все мои Теги начинаются с прописной буквы. В этом нет ничего такого, но мне нравится постоянство. Если я выбираю «Вид – Теги» (⌥⌘-3 на Маке), то вижу следующее:

Тэги верхнего уровня Evernote

Каждый верхний уровень – это коллекции. Они работают по принципу наборов блокнотов. Заметьте, что каждый мой собирательный тег начинается со специального символа – с точки, знака вставки или тильды.

На самом деле, я не использую эти символы для Тегов в Заметках. Я ставлю их просто, чтобы организовать свои реальные Теги. Больше всего мне нравится, что можно создавать столько уровней, сколько вам захочется.

Кстати, рассортировать Теги очень просто – нужно всего лишь перетянуть «Дочерний» Тег на «Родительский». Когда вы это сделаете, дочерний Тег окажется под родительским.

Например, под своим Тегом .what (.что) я разместил еще 4 набора Тегов. Под Тегом .work (.работа) –еще 4 набора. Под Тегом .product (.продукт) у меня еще целый ряд коллекции Тегов для каждой из моих основных категорий продуктов.

Коллекция тэгов Evernote .what

Обратите внимание, что под Тегом .conferences (.конференции) уже находятся реальные Теги, которые я использую в своих Заметках. Здесь находятся конференции, которые я уже наметил. Иногда у меня бывают составные проекты с одинаковым названием, тогда я классифицирую их между переговорами, книгами, выступлениями и т. д.

Кстати, вы можете сделать уровни тегов насколько глубже, как вы хотите, хотя я бы поостерегся сделать систему чересчур сложной. Часто это получается методом проб и ошибок. Огромное значение имеет мой набор Тегов под названием .when (.когда). Его я использую, чтобы классифицировать события, относящиеся к прошлому или будущему. Это могут быть выступления или консультации, телефонные разговоры, встречи тет-а-тет и т.д. Этот набор Тегов позволяет удобно собирать информацию, относящуюся к каждому событию.

Тэги Evernote .when

Когда событие состоялось, я переношу Тег в коллекцию прошедших событий.

В наборе Тегов .who (.кто) я присвоил Тег каждому из своих членов команды.

Тэги Evernote .who

Каждый из этих Тегов я начинаю со знака вставки. В этом случае, если я хочу отметить тегом Заметку, я просто вставляю знак ^ и открывается меню выбора имен, вот так:

Выбор члена команды, используя символ вставки

И, наконец, набор Тегов ^reference  (^cправка): здесь находятся Теги, которые можно включить в любую картотеку с документами.  Здесь я их не выкладываю, потому что некоторые из них конфиденциальны. Кстати, эту совокупность тегов я начинаю со знака вставки, потому что таким образом сразу сортируется после тегов с точкой.

В коллекции miscellaneous  (разное) у меня есть три Тега:

  • !templates (!шаблоны) – здесь я храню часто используемые шаблоны Заметок. Например, у меня есть шаблон для  приглашения на мероприятия со спонсорами, эссенция прочитанных книг (здесь я делаю выводы о книгах, которые прочитал), список вещей в дорогу и еще несколько.
  • .shared (.в совместном доступе) – здесь хранятся Теги из Блокнотов, находящихся в совместном доступе. Так как я не могу контролировать Теги, которые расставляют другие, я просто складываю их сюда, чтобы они не «загрязняли» мою систему.
  • read later (прочесть позднее) – я предпочитаю помечать этим Тегом те статьи и посты блогов, которые хочу прочитать потом, вместо использования таких приложений как Read Later или Instapaper. Чтобы прочитать отложенные статьи, когда будет время, я могу просто найти этот Тег.

Моя система не совершенна, но для меня она работает. На первых этапах мне пришлось поработать, чтобы создать ее, но сейчас я даже не задумываюсь о том, как она работает. Я просто добавляю необходимый Тег к своим Заметкам.

Я уверен, что моя система будет со временем еще развиваться. Надеюсь, эта информация подкинет вам парочку идей о том, как создать свою собственную систему. Смысл в том, чтобы создать такую структуру, которая освободит ваш мозг от ненужных раздражителей и позволит сконцентрироваться на том, что действительно имеет значение.

Если вам понравилась статья, поделитесь ею с друзьями :)

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники